Een paar woorden om het allemaal uit te leggen. AHOVOKS, het Agentschap voor Hoger Onderwijs, Volwassenenonderwijs, Kwalificaties en Studentenbeurzen (Agentschap voor Hoger Onderwijs, Volwassenonderwijs, Kwalificaties en Studietoelagen) is een van de twee uitvoerende agentschappen binnen het Vlaamse ministerie van Onderwijs en Vorming. De mensen van AHOVOKS beheren het operationele budget en betalen het salaris van het personeel in het hoger onderwijs en volwassenenonderwijs. Ze regelen ook studiebeurzen, stellen de eindtermen samen, regelen de accreditatie van buitenlandse diploma's en vormen de examencommissie van de middelbare school en organiseren het toelatingsexamen voor artsen en tandartsen. Er werken ongeveer 260 ambtenaren en ongeveer 100 andere uiteenlopende medewerkers. En er werken ongeveer 200 externe mensen in de examencommissie.

„Ons interne profiel is heel divers”, bevestigt Ward Dejaegher. Ward is de HR-zakenpartner van het bureau. „Casebehandelaars, administratieve ambtenaren, technisch personeel, een communicatieteam,... we hebben alles.” Van één wil je expertise. Van de ander verwacht je teambuilding. Maar als we onze doelen als agentschap en als overheid willen realiseren, dan moet iedereen samenwerken om dat mogelijk te maken, iedereen moet initiatief nemen... We hebben mensen nodig die onze visie ademen en die visie kunnen vertalen in concrete acties... Kortom, we hebben ondernemers nodig.

Digitale disruptie

De overheid heeft al veel vooruitgang geboekt op het gebied van digitalisering. Maar tot nu toe bestond het vooral uit digitale ondersteuning voor bestaande operaties. Het nieuwe tijdperk van digitalisering dat nu op ons afkomt, is totaal anders dan het vorige. Ward Dejaegher: „Sommige processen hebben geen menselijke tussenkomst meer nodig. Tot een paar jaar geleden hadden onze mensen een programma waarin ze elke aanvraag voor een studiefinanciering individueel behandelden. Tegenwoordig verwerkt het programma automatisch een op de drie aanvragen. Dit legt een nieuwe druk op onze medewerkers. Je hebt gespecialiseerde mensen nodig om deze systemen te ontwikkelen en te onderhouden. Maar het werk van de standaard casemanager wordt ook steeds meer een uitdaging: je moet problemen kunnen oplossen die niet gedigitaliseerd kunnen worden. De professionaliteit van deze mensen moet worden aangevuld met een gezonde dosis creativiteit en ondernemerschap. Iemand moet beginnen met het bouwen van deze automatisering. De toezichtsteams zijn volledig veranderd. Toonaangevende mensen zijn compleet veranderd. Veel mensen die gewend zijn geraakt aan hun jobinhoud, zullen moeten overschakelen naar een context waarin werk verdwijnt en weer in een andere vorm verschijnt. Het beheren van profielen, ongeacht hun rang, moet gericht zijn op resultaten en vertrouwen.”

„Veel mensen die gewend zijn geraakt aan hun jobinhoud, zullen moeten overschakelen naar een context waarin werk verdwijnt en weer in een andere vorm of vorm verschijnt.”

Digitalisering is slechts een van de vele vectoren van verandering, zegt Dejaegher. Een tweede vector in volle evolutie zijn de verwachtingen van studenten. Mensen gaan hier een jaar studeren en gaan volgend jaar ergens anders heen. Ze hebben de regie over hun studieloopbaan en combineren wat hen het meest interesseert. Ze combineren gemakkelijk verschillende curricula, gaan naar de examencommissie of studeren online aan universiteiten zoals Harvard. Er is meer flexibiliteit in het leertraject. En mensen willen erkend worden voor elke verworven competentie. Een derde vector is de nieuwe rol die de overheid speelt. De tijden dat de overheid alles dicteerde zijn allang voorbij. Er zijn veel meer verschillende stemmen die gehoord moeten worden. We moeten veel meer communiceren, we moeten mensen bij elkaar brengen, we moeten netwerken, we moeten luisteren en we moeten ons concentreren op de klant.

De kernvraag

Ik vraag hem 'welke probleemstelling heb je aan de orde gesteld tijdens je eerste interacties met StreetWize?. 'Ons eerste doel was om onze mensen te helpen nieuwe vaardigheden en lef te verwerven', zegt Dejaegher. Van iedereen wordt verwacht dat hij de organisatie helpt sturen, initiatief neemt en verantwoordelijkheid neemt. Maar veel van onze mensen hadden daar moeite mee. We wilden ook de verwachtingen van de organisatie verduidelijken. We wilden laten zien dat we het waarderen als mensen staan en zeggen: „Ik heb een idee.” We wilden een ideale omgeving creëren, gericht op het creëren en realiseren van ideeën. Sommige mensen hadden nog steeds het gevoel dat ze hun nek op het spel zetten. Laten zien dat we initiatief verwachten, was ook het doel.

„We wilden laten zien dat we het waarderen als mensen staan en zeggen: 'Ik heb een idee'.”

Ik vraag Dejaegher waarom hij Streetwize als zijn partner heeft gekozen. 'Tijdens de selectieprocedures was StreetwiZe de enige die zei: We brengen het verhaal van straatkinderen en hun straatvaardigheden. Maak gewoon verbinding met ons verhaal. Dat is precies het tegenovergestelde van een consultant die zegt: ik spring van boord en help je. Je loopt het risico om gewoon in dezelfde richting door te gaan.

StreetwiZe heeft een programma ontwikkeld dat is afgestemd op onze behoeften. Van februari 2017 tot juni 2017 organiseerden ze workshops over de vier straatvaardigheden: positieve focus, flexibiliteit en veerkracht, proactieve creativiteit en coöperatieve competitie. 280 werknemers namen deel aan dit leertraject. Iedereen nam deel aan minstens drie van de workshops over straatvaardigheden. Supervisors en managers gingen een stap verder en namen deel aan een intensiever programma met workshops over straatvaardigheden en een reeks workshops over technieken zoals pitchen en storytelling. Iedereen begreep meteen het enorme potentieel dat straatvaardigheden in je werk zouden kunnen hebben”, zegt Ward Dejaegher. „Dit verbaasde me: mensen begonnen hun rol binnen de organisatie te evalueren. De manier waarop Streetwize hun workshops organiseert, dwingt werknemers om uit hun dagelijkse routine te stappen.

„Het beeld van straatkinderen zorgt ervoor dat je dingen vanuit een ander perspectief bekijkt.”

Het beeld van straatkinderen maakt van het nadenken over verandering iets dat hen niet meteen raakt, 'zegt Ward Dejaegher. 'Het beeld van straatkinderen zorgt ervoor dat je dingen vanuit een ander perspectief bekijkt, buiten de context van de organisatie. Dit heeft een zeer ontspannend en rustgevend effect. Je bevindt je niet langer in dezelfde statische situatie die je waarschijnlijk vaak hebt geprobeerd te veranderen. Door het redeneerproces buiten de organisatie te brengen, raak je interne mechanismen kwijt en kun je jezelf de vraag stellen: wat hebben we nodig? Wat kan ik zelf doen? '

Van alle vier straatvaardigheden heeft positieve focus een blijvende indruk gemaakt op Ward Dejaegher. 'Tijdens bijeenkomsten spreken onze mensen het meest over positieve focus. Het is ook een makkelijk te onthouden term. '

Innovatielab

'Een straatvaardigheid leren is een eerste stap. Het toepassen ervan is iets anders. Iedereen die tijdens de workshops een idee formuleerde, werd uitgenodigd om deel te nemen aan een innovatielab. In deze innovatielabs ligt de focus op het omzetten van de verzamelde ideeën in concrete acties, samen met de steun van de Streetwize-coaches. Uit deze laboratoria hebben we ongeveer tien zeer concrete veranderingsprojecten gekregen. We hebben zes maanden aan die projecten gewerkt, van juni 2017 tot januari 2018. Alle projecten zijn begin dit jaar tijdens onze agentuurdag aan de directeuren en de collega's gepresenteerd. Elke projectgroep werd geëerd voor hun inzet. De geaccepteerde projecten zijn in de praktijk gebracht. Er waren ook afgewezen projecten, de directeuren vonden niet elk project levensvatbaar. Maar in dat geval kregen onze mensen te horen waarom en werden ze nog steeds geëerd voor hun inzet. Een van de groepen die zag dat hun project werd afgewezen, heeft zojuist een ander project bedacht dat wel werd geaccepteerd. Er is ook een groep mensen die werkt aan een manier om tijd vrij te maken om consequenter aan innovatie te werken en de innovatielabs opnieuw te organiseren. '

Is er een duidelijk 'voor' en 'na', vraag ik hem. 'Vroeger waren mensen terughoudend of nogal voorzichtig om met een idee naar voren te komen. Nu zie je mensen hun leidinggevende bezoeken en zeggen: 'Hé, ik heb hier net over nagedacht... hoe pak je dat aan? ' Tien procent van onze mensen nam deel aan de innovatielabs. Dat is maar tien procent. Maar als je het bekijkt vanuit het standpunt van een ambassadeur, dan is het veel. Iedereen weet nu dat ideeën een kans hebben om te groeien. De komende twintig jaar zullen meer veranderingen met zich meebrengen dan de afgelopen twintig jaar. Deze campagne is erin geslaagd mensen duidelijk te maken dat ze deze verandering niet hoeven te doorstaan. En het werd heel duidelijk dat we het enorm waarderen als ze zeggen: 'Ik heb een visie en ik wil daar graag aan werken'. Er waren mensen die altijd al een carrièreplan hadden. Maar wie er nog geen had, dacht er het afgelopen jaar aan.

Zwaar betrokken

Ze belden me's avonds en zelfs in het weekend om te overleggen en te verbeteren, altijd met een warme touch en toch heel professioneel. Ik heb nog nooit zo'n interactie meegemaakt met advies- of opleidingsorganisaties als je Streetwize toch een zou kunnen noemen. Ze namen actief deel door mee te denken en het proces af te stemmen op de behoeften van onze organisatie en altijd met de resultaten in het achterhoofd. De coaches van Streetwize namen ook deel aan onze agency day, ook al hadden we dat niet verwacht. Ze wilden de klus goed afmaken, aangevuld met enkele aanbevelingen. Het feit dat ze nu iemand sturen om ons te interviewen zegt veel. '